محل قراردادن: دستگاه باید در محلی با تهویه مناسب باشد و تا حد ممکن سروصدای آن باعث آزار افراد نباشد
سرویس و نگهداری: نگهداری نامناسب و ضعیف موجب تماس افراد با ترکیبات سمی این دستگاه ها خواهد شد.
نحوه استفاده: چاپ در حجم زیاد باعث افزایش خطر برای کاربران خواهد شد. یک بررسی در دانمارک نشان داده که تحت این شرایط نباید حد مجاز تماس شغلی با گاز اوزون و سایر مواد شیمیایی افزایش یابد :
- زمانی که فضای اتاق فتوکپی خیلی کوچک و محدود است
– زمانی که تهویه ضعیف و نامناسب است
– زمانی که حجم کار بالاست
مواد شیمیایی
اوزون: این گاز در هنگامی که دستگاه های کپی و پرینترهای لیزری با ولتاژهای بالا کار می کنند تولید می گردد. این گاز فوق العاده سمی بوده و بوئی شیرین در محیط پراکنده می سازد . هرگاه مقادیر زیادی از این گاز در محیط متصاعد شود بوی مورد نظر شدید تر استشمام می گردد. اوزون به سرعت در محیط پراکنده شده و در محیط گرم و مرطوب اثر مخرب بیشتری برروی لوازم اداری و سیستم تنفسی افراد می گذارد.
سلنیوم و سولفید کادمیوم: بعضی از کارتریج های رنگی در دستگاه های کپی و پرینترها محتوی چنین ترکیبات سمی هستند. زمانی که دستگاه گرم شده و درحال کار می باشد از این کارتریج ها گازهای سمی و خطرناکی متصاعد می گردد که موجب تحریک و ایجاد حساسیت در گلو و مخاط تنفسی افراد کاربر می شود. این امر بویژه خطر بالقوه ای برای تعمیرکاران این دستگاه ها به شمار می آید که در هنگام تعمیر نظافت یا تعویض کارتریج ها با این مواد در تماس قرار می گیرند.
اکسید نیتروژن: این گاز در زمانی که جرقه الکتریکی در دستگاه کپی رخ می دهد تولید می گردد و اثری مشابه با گاز منو اکسید کربن بر روی افراد می گذارد.
منواکسید کربن: این گاز در هنگام گرم شدن پودر تونر یا همان carbon black در دستگاه های کپی، زمانی که هوا در اطراف دستگاه بخوبی تهویه نشود متصاعد می گردد. در زمانی که این گاز در محیط پراکنده شده و تهویه ضعیف باشد باعث بروز سردرد، سرگیجه، ضعف و بیهوشی و افزایش نبض و بالا رفتن منواکسید خون و آسیب به جنین خواهد شد.
تونر یا پودر دستگاه فتوکپی:
این ماده معمولا ترکیبی است از رزین های مصنوعی و کربن بلک و گاهی هم سایر ترکیبات شیمیایی. گرچه کربن بلک از نظر ایجاد آسیب ریوی بعنوان گردوغبار بی اثر دسته بندی شده (اثر سمی آن در حد متوسط می باشد) ولی احتمال سرطان زا بودن آن وجود دارد.
تونر باید با احتیاط حمل و جابجا شود و هنگام تماس با آن حتما از دستکش های محافظ استفاده گردد. تماس با گردوغبار تونر باید به کمترین میزان ممکن باشد و این ذرات در هوا پراکنده نشده و قابل رویت نباشند. تماس این ذرات با پوست ممکن است ایجاد خارش و یا سایر علائم ازقبیل سردرد و سوزش چشم ها نماید. تعمیرکاران این دستگاه ها بیشتر در معرض این نوع آسیب ها هستند و موارد زیادی گزارش و شکایت در مورد اثرات پوستی و حساسیت چشم ها در این افراد وجود دارد.
سایر خطرات:
اشعه ماورای بنفش: برای اجتناب از اثرات زیانبار این اشعه هنگام کار با دستگاه های کپی دقت کنید که در زمان روشن بودن دستگاه درب بالائی آن حتما بسته باشد. اشعه ماورای بنفش باعث تحریک و سرخی چشم ها می شود.
صدا: استاندارد صدای دستگاه های کپی در زمانی که سالم هستند حداکثر ۶۵ دیسبل باید باشد. دستگاه های پرسروصدا باید دور از محل کار سایر کارمندان باشند و به نحو مناسبی در یک اتاقک یا محفظه جداگانه قرارگیرند تا سروصدای آنها باعث آزار و یا حواس پرتی افراد نشود.
خطر آتش سوزی: گردوغبار اضافی در تجهیزات برقی ممکن است باعث بروز جرقه شود .بنابراین لازم است در نزدیکی دستگاه های کپی کپسول اطفاء حریق محتوی گاز دی اکسید کربن موجود باشد.
گیر کردن کاغذ در دستگاه: در هنگامی که به هر دلیلی کاغذ در دستگاه گیر می کند و دستگاه از کار می افتد برای رفع مشکل حتما باید دستگاه را خاموش کنید سپس کاغذ را خارج نمائید. همیشه مراقب قسمت های داغ دستگاه باشید و بعد از اینکه کاغذ را خارج نمودید حتما دستهایتان را بشوئید و هرگونه آلودگی با تونر را از پوست خود برطرف سازید.
در حالی که دستگاه های فتوکپی ندرتا روی میز کار و در نزدیکی کاربر قرارمی گیرند چاپگرهای لیزری معمولا روی میز و در نزدیکی کاربران هستند و مانند دستگاه های کپی خطرناک بوده و حتی گاز ازون متصاعد می کنند. بطورمعمول هرماه فیلتر این نوع چاپگرها تعویض می شود که با بررسی فیلتر آنها می توان وجود آلاینده های شیمیایی آنها را بررسی نمود.